uraikan prosedur administrasi dana kas kecil

Prosedurnya:
1. Bagian Hutang
-Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan. Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.
-Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
-Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
-Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
-Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2. Bagian Kasa
-Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
-Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
-Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
-Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3. Bagian Jurnal dan Laporan
-Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
-Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)
-Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil
-Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa
-Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
-Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

Prosedur dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap sedikit berbeda dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi, pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.

-Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil-

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.